Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Hallinnollinen sihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme hallinnollista sihteeriä, joka tarjoaa tehokasta ja luotettavaa tukea organisaation päivittäisiin hallinnollisiin tehtäviin. Hallinnollinen sihteeri toimii keskeisenä linkkinä eri osastojen välillä ja varmistaa, että toimiston toiminnot sujuvat moitteettomasti. Tehtävässä menestyminen edellyttää erinomaista organisointikykyä, tarkkuutta sekä hyviä viestintätaitoja. Työ sisältää muun muassa asiakirjojen käsittelyä, kokousten järjestämistä, tiedonhallintaa sekä asiakaspalvelua. Hallinnollinen sihteeri on usein ensimmäinen yhteyshenkilö yrityksessä, joten ystävällinen ja ammattimainen asenne on tärkeää. Tarjoamme mahdollisuuden kehittyä monipuolisissa hallinnollisissa tehtävissä ja työskennellä dynaamisessa työympäristössä, jossa arvostetaan oma-aloitteisuutta ja tiimityöskentelyä.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Vastaanottaa ja käsitellä saapuvaa postia ja sähköposteja
- Järjestää ja aikatauluttaa kokouksia ja tapahtumia
- Laatii ja arkistoi asiakirjoja ja raportteja
- Tarjoaa tukea henkilöstöhallinnon tehtävissä
- Hoitaa puhelin- ja asiakaspalvelua
- Ylläpitää toimiston tarvikkeiden varastoa
- Päivittää tietokantoja ja rekistereitä
- Valmistelee esityksiä ja materiaaleja
- Yhteistyö eri osastojen kanssa sujuvan tiedonkulun varmistamiseksi
- Avustaa taloushallinnon perustoiminnoissa
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Aikaisempi kokemus hallinnollisista tehtävistä
- Hyvät suulliset ja kirjalliset viestintätaidot
- Erinomaiset organisointikyvyt ja tarkkuus
- Hyvä tietotekninen osaaminen, erityisesti MS Office -ohjelmat
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja tiimissä
- Asiakaspalveluhenkisyys ja ystävällinen käytös
- Salassapitovelvollisuuden ymmärtäminen
- Joustavuus ja sopeutumiskyky muuttuvissa tilanteissa
- Perustiedot taloushallinnosta katsotaan eduksi
- Sujuva suomen kielen taito, muu kielitaito plussaa
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Millainen kokemus sinulla on hallinnollisista tehtävistä?
- Miten priorisoit työtehtäviä kiiretilanteessa?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit ratkaisemaan ongelman itsenäisesti.
- Miten varmistat tiedon oikeellisuuden ja ajantasaisuuden?
- Millaisia tietoteknisiä työkaluja olet käyttänyt aiemmissa tehtävissäsi?
- Kuinka toimit asiakaspalvelutilanteissa, joissa asiakas on tyytymätön?
- Miten ylläpidät työmotivaatiota rutiininomaisissa tehtävissä?
- Oletko työskennellyt tiimissä vai itsenäisesti?
- Miten hallitset useita samanaikaisia tehtäviä?
- Mikä on mielestäsi tärkeintä hallinnollisessa sihteerin työssä?
